Tidak selalu merupakan ide yang baik untuk menyimpan semua data bisnis di satu tempat. Inilah mengapa Anda perlu mendesentralisasikan informasi, dan bagaimana melakukannya.
Hari-hari ini, setiap vendor berusaha keras untuk menjual gagasan bahwa mereka memiliki semua yang Anda perlukan saat menggunakan layanan mereka. Dalam banyak hal, mereka mungkin benar. Ada beberapa keuntungan yang datang dengan memiliki satu penyedia layanan dengan visibilitas di beberapa unit bisnis. Namun, ada juga beberapa kelemahan yang harus Anda pertimbangkan juga.
Jadi apa kelemahan dari data terpusat? Mengapa Anda perlu mencari solusi lain? Dan apa saja solusi itu?
Bangkitnya Solusi Bisnis One-Stop Shop
Raksasa teknologi seperti Microsoft, Google, dan Amazon, terus berupaya membangun ekosistem produk yang melayani berbagai kebutuhan bisnis yang saling melengkapi. Baik itu mengelola email perusahaan, sistem manajemen pengetahuan, atau penyimpanan data pelanggan, ini adalah perlombaan tanpa akhir untuk menawarkan efisiensi dan kenyamanan.
Untuk alasan ini, memiliki satu perusahaan yang mengelola sebagian besar kebutuhan bisnis Anda bisa jadi menggoda. Dengan satu hubungan, mudah untuk menetapkan target, mengelola pembayaran, dan mengurangi kesenjangan informasi antara berbagai departemen yang terlibat. Ini adalah jalan yang paling tidak tahan dan cara yang nyaman untuk mengkonsolidasikan pengetahuan, proses, dan kebutuhan lainnya.
Jadi apa masalahnya?
Mengapa Anda Perlu Mendesentralisasikan Data Bisnis Anda
Ketika datang ke data, nilainya menjadi lebih besar dalam konteks. Misalnya, sementara data satu orang dapat mengungkapkan hal-hal tentang mereka sebagai individu, jutaan titik data serupa dapat menyimpulkan atau memprediksi tren yang akan memengaruhi seluruh organisasi, atau bahkan populasi.
Dengan pemikiran ini, perusahaan eksternal yang memiliki terlalu banyak titik data penting di seluruh departemen memiliki pengetahuan mendalam tentang bisnis Anda. Jika tidak dikelola dengan baik, ini membuka perusahaan Anda untuk beberapa risiko.
Pertama, perusahaan menghabiskan banyak uang untuk mengembangkan produk, proses, atau profil pelanggan. Jika dibiarkan tidak terlindungi, penyedia layanan pihak ketiga mungkin tidak hanya dapat mengakses informasi ini, tetapi juga menggunakannya untuk membantu membantu bisnis pesaing.
Dan bahkan jika vendor tidak memiliki niat jahat, informasi terpusat memudahkan data Anda dicuri atau ditahan untuk tebusan. Ketika satu penyedia memiliki akses ke data bisnis penting Anda, mereka menjadi target utama peretas, pesaing gelap, dan sebagainya. Tidak semua vendor dapat secara memadai melindungi data Anda dari serangan yang ditargetkan seperti ransomware.
Terakhir, jika semua proses bisnis penting Anda bergantung pada satu penyedia layanan, Anda mungkin mengalami kesulitan jika mereka mengalami gangguan server, berlokasi di negara yang memberlakukan kebijakan privasi data baru, atau bangkrut.
Cara Mendesentralisasikan Data Perusahaan Anda
Untuk alasan ini, penting untuk memikirkan cara mengurangi ketergantungan pada satu vendor, terutama untuk proses yang dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda.
1. Akses Segmen ke Data Penting
Memiliki banyak penyedia juga akan mencakup peningkatan kesulitan melacak asal-usul kemungkinan ancaman atau kebocoran. Namun, ancaman tersebut dapat dikurangi secara signifikan dengan data yang lebih sedikit. Untuk alasan ini, Anda harus menyeimbangkan ancaman mana yang lebih mungkin Anda alami dan cara mengelompokkan titik akses Anda dengan benar.
Di beberapa unit bisnis, lebih baik memiliki penyedia layanan terpisah dan menjaga keselarasan antar pemangku kepentingan internal. Meskipun mungkin menambahkan beberapa langkah tambahan, ini membantu mengurangi jumlah akses yang dimiliki vendor ke data perusahaan yang penting bagi bisnis.
2. Memanfaatkan Manajemen Data Offline dan Online
Salah satu cara untuk tidak bergantung pada internet untuk mengakses data Anda adalah dengan memastikan Anda menyimpan data penting di penyimpanan lokal. Solusi penyimpanan semacam ini juga harus sering diperbarui dan disimpan terpisah dari server yang diakses secara teratur oleh tamu dan karyawan dengan peran yang tidak terkait.
Meskipun cloud jelas membuat banyak hal lebih nyaman bagi perusahaan, cloud memang menciptakan kerentanan potensial. Penyimpanan cloud bukannya tanpa kesalahan karena layanan ini tidak hanya rentan terhadap serangan eksternal, tetapi juga akses administratif yang dikelola dengan buruk oleh karyawan Anda.
3. Pantau dan Batasi Akses Data
Selain itu, penting juga untuk membuat data penting dapat diakses oleh sesedikit mungkin orang, terutama orang luar. Misalnya, pastikan Anda mencabut akses segera setelah individu meninggalkan perusahaan atau saat individu atau vendor sedang diselidiki.
Dalam hal keamanan data, Anda hanya seaman tautan terlemah Anda. Meskipun tidak ada yang ingin curiga bahwa mitra mencuri data, kenyataannya adalah bahwa pencurian data adalah kejadian umum. Faktanya, pencurian data dapat merugikan perusahaan Anda jutaan jika dibiarkan.
4. Buat Prosedur Respons Internal
Terlepas dari penyedia layanan, selalu ada risiko bahwa mereka tidak dapat memenuhi standar setiap saat. Jika tidak ada protokol, gangguan layanan membuat perusahaan Anda terbuka terhadap berbagai ancaman secara internal maupun eksternal.
Baik itu karena bencana alam, ancaman aktif oleh peretas, atau peningkatan layanan rutin, yang terbaik adalah memiliki prosedur untuk memastikan bisnis Anda tidak harus berhenti ketika vendor Anda melakukannya.
Tetap Jalankan Bisnis Anda
Meskipun tergoda untuk memiliki satu perusahaan yang menangani begitu banyak kebutuhan bisnis Anda, kenyataannya adalah selalu lebih baik untuk mempersiapkan yang terburuk. Pencurian data adalah ancaman aktif yang sangat nyata yang terjadi di seluruh industri di seluruh dunia.
Bagi banyak perusahaan, biaya untuk melindungi data sangat kecil dibandingkan dengan biaya untuk mencuri dan menggunakannya untuk melawan mereka dalam bentuk spionase digital, ransomware, dan pencurian. Secara umum, perusahaan yang memiliki informasi selama beberapa tahun tentang jutaan individu biasanya menjadi target serangan keamanan siber. Namun, bahkan perusahaan kecil pun harus memperhatikan keamanan dengan serius.
Menciptakan landasan praktik keamanan yang baik akan membantu membantu dalam penskalaan bisnis apa pun, terutama yang ditujukan untuk pertumbuhan tinggi dan ekspansi internasional. Sebaiknya jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang dan bangun sistem deteksi ancaman yang sehat dan prosedur respons untuk melindungi bisnis Anda di semua lini.